Für den Erfolg einer Praxis
tragen alle
die Verantwortung
 

Damit eine Praxis wettbewerbsfähig bleibt, müssen möglichst viele nichtärztliche Tätigkeiten delegiert werden.

 

Lehren Sie dem Bürokratiemonster das Fürchten

 

Laut Bürokratieindex für Ärzte und Psychotherapeuten (BIX) 2018 verbringen Ärzte durchschnittlich 60 Arbeitstage im Jahr mit Verwaltungstätigkeiten aller Art. Zu Recht fordert die Kassenärztliche Bundesvereinigung daher einen Bürokratieabbau. Doch auf neue Gesetze sollten Sie nicht warten. Entlasten Sie sich von administrativem Ballast und nichtärztlichen Tätigkeiten, indem Sie Ihr Team formen und qualifizieren – und indem Sie Arbeiten konsequent delegieren, auch an externe Dienstleister.

 

Ärzte müssen keine Steuerfachleute sein

 

Vielen Praxisinhabern fällt es schwer, Arbeiten außer Haus zu geben. Fakt ist: Egal wie gut Sie managen oder wirtschaften können, ein ausgebildeter Betriebswirt oder Steuerberater wird die nötigen Aufgaben für Ihre Praxis kosteneffizienter und professioneller erledigen als Sie. Vor allem Abrechnungsgesellschaften, die alle Aufgaben rund um den Zahlungsfluss übernehmen, können eine wertvolle Hilfe sein. Scheuen Sie die Kosten für eine Fachkraft nicht. Die Zeit, die sie durch Ihr „externes Teammitglied“ einsparen, können Sie mit abrechenbaren Tätigkeiten für Ihre Patienten aufwenden und auf diese Weise die Ausgaben kompensieren – und mit hoher Wahrscheinlichkeit Ihre Wirtschaftlichkeit weiter erhöhen.

 

Praxismanager als tragende Säule Ihrer Praxis

 

Ab einer gewissen Praxisgröße kann es sich für Sie rechnen, die Stelle eines Praxismanagers zu besetzen. Er/sie ist die tragende Säule eines Teams, steht in engem Kontakt zu Ärzten und Kollegen und sorgt dafür, dass die meisten nichtärztlichen Arbeiten ohne Ihr Zutun reibungslos im Hintergrund laufen. Informationen zum Berufsbild des Praxismanagers und zum Fortbildungsangebot gibt es z.B. bei der IHK oder beim TÜV. Auch bei den regionalen kassenärztlichen Vereinigungen kann man sich kompetente Hilfe holen: Dort werden beispielsweise Seminare zu Praxiscoaching und Praxisorganisation oder Beratungen zum Qualitätsmanagement angeboten.

 

Die 7 Erfolgsgeheimnisse eines guten Teams

 

Spätestens wenn Sie merken, dass es in Ihrer Praxis nicht rund läuft, ist es Zeit, sich Gedanken zu machen. Viel Verbesserungspotenzial steckt in der guten Zusammenarbeit eines eingespielten Teams. Doch was macht ein gutes Team aus?

 

  • Jedes Teammitglied kennt die Ziele Ihrer Praxis und weiß, wie es mit seiner Arbeit zur Erreichung dieser Ziele beitragen kann.
  • Jeder sieht sich als Teil einer Gruppe, die diese Aufgaben gemeinsam erfüllen muss.
  • Wichtige Informationen werden sofort an alle weitergegeben, es gibt einen ständigen Austausch im Team.
  • Erfahrungen aus dem Praxisalltag werden konstruktiv besprochen, Probleme gemeinsam gelöst.
  • Jeder kennt die Aufgaben des anderen und respektiert seine Arbeit.
  • Teambildende Maßnahmen schaffen einen Ausgleich zwischen effektiver Arbeit und menschlichem Miteinander.
  • Alle im Team – die Praxisleitung eingeschlossen – engagieren sich dafür, dass Zusammenarbeit und Zusammenhalt laufend verbessert und gestärkt werden.

 

Teambildung braucht Zeit

 

Um ein gutes Team aufzubauen und zu erhalten, müssen Sie Zeit investieren. Dabei es ist wie mit allen Investitionen in Ihre Praxis: Sie erfordern zwar Einsatz, steigern letztlich aber Leistungsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit.

 

So verbessern Sie Ihre Teamarbeit:

 

  • Halten Sie Ihr Team stets auf dem Laufenden, tauschen Sie Erfahrungen aus, diskutieren Sie Wünsche und bemühen Sie sich aktiv um die Klärung von Konflikten.
  • Analysieren Sie gemeinsam die Abläufe in Ihrer Praxis. Jede MFA ist Expertin auf ihrem Gebiet. Geben Sie ihr die Möglichkeit, Verbesserungsvorschläge zu machen.
  • Übertragen Sie Verantwortung. Trauen Sie jedem einzelnen Teammitglied zu, seinen Bereich ohne Ihre Hilfe managen zu können.
  • Definieren Sie Ziele und teilen Sie Ihren Mitarbeitern klar umrissene Aufgabenbereiche zu. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht unter- oder überfordern.
  • Schaffen Sie in Sachen Praxisausstattung und Arbeitsplatzgestaltung möglichst optimale Rahmenbedingungen für die Arbeitsabläufe in Ihrer Praxis.

 

Stellen Sie die digitalen Weichen für Ihren Erfolg

 

Auch moderne Technik kann Arbeitsprozesse optimieren und die Effizienz Ihrer Praxis steigern. Besonders praktisch sind Softwaresysteme für die Online-Terminvereinbarung. Sie entlasten Ihr Empfangspersonal, verbessern die Erreichbarkeit Ihrer Praxis und sorgen für weniger Terminausfälle. Elektronische Arztbriefe, die Online-Anforderung von Überweisungen oder digitale Patientenakten sind weitere Möglichkeiten, mit denen eine Praxissoftware Ihren administrativen Aufwand verringern kann.

 

Tipp: Lassen Sie sich vor der Integration einer Praxissoftware durch spezialisierte Unternehmen beraten, die sich auch mit den Sicherheitsaspekten auskennen.

 

Bitten Sie Ihre Patienten aktiv um ein Feedback

 

Verbesserungspotenziale können Ihnen auch Ihre Patienten aufzeigen. Warten Sie aber nicht, bis sich ein unzufriedener Patient im Internet „Luft macht“. Laden Sie ihn stattdessen dazu ein, Ihnen nach dem Besuch ein kurzes (anonymes) Feedback zu geben.

 

Dazu können Sie ein Feedbackformular in Ihre Praxiswebsite integrieren oder vor Ort einen Fragebogen aushändigen. Ein Muster für einen solchen Patientenfragebogen finden Sie auf der Webseite der KBV: https://www.kbv.de/html/6332.php

 

Nehmen Sie diese Feedbacks dann auf die Agenda Ihrer Team-Meetings und besprechen Sie gemeinsam, was man verbessern kann.